Avoimuus, saavutettavuus ja oikea-aikainen tiedotus asumisviihtyvyyden kulmakivinä
Viestintä on isännöinnin tärkeimpiä osa-alueita. Isännöintialan tutkimusten mukaan suurin osa asukkaiden ja hallitusten tyytymättömyydestä kumpuaa siitä, ettei tieto kulje tai se on liian hidasta.
Kun viestintä sakkaa, syntyy epäluottamusta ja tarpeettomia riitoja. Nykyaikainen taloyhtiö vaatii viestintää, joka on monikanavaista, läpinäkyvää ja ennakoivaa.
Roolit ja vastuut viestinnässä: Kuka kertoo ja mitä?
Selkeä viestintä alkaa siitä, että tiedetään, kenen tehtävä on viestiä.
Isännöitsijä:
Vastaa virallisesta tiedottamisesta, kuten yhtiökokouskutsuista, remonttitiedotteista, hallituksen päätösten toimeenpanosta ja arjen häiriötilanteista (esim. vesikatkot).
Hallitus:
Viestii yhtiön strategisista linjauksista, kuten suurista remonttihankkeista jo niiden suunnitteluvaiheessa, ja luo suuntaviivat sille, kuinka avointa yhtiön viestintä on.
Asukkaat ja osakkaat:
Vastaavat vikailmoitusten tekemisestä ja palautteen antamisesta sovittuja kanavia pitkin.
Digitaalisuus on viestinnän tätä päivää
Perinteisellä paperitiedotteella ilmoitustaululla on edelleen paikkansa, mutta kun tieto päivittyy tai vanhenee, taululla oleva paperi ei pysy reaaliajassa perässä.
Meillä Taika Isännöinnissä on käytössä Avaa.io-portaali taloyhtiön hallitukselle ja asukkaille. Avaa.io tarjoaa nopean ja helpon tavan asiointiin ja yhteydenpitoon:
- Tiedotteet kännykkään:
Tärkeät uutiset tavoittavat asukkaat ja osakkaat sähköpostilla, portaalin ilmoitustaululla tai SMS-viestillä.
- Dokumenttiarkisto:
Kokousmateriaali, sopimukset, talouden asiakirjat, pelastussuunnitelma, järjestysäännöt jne. ovat aina saatavilla portaalissa. Osakkailla, asukkailla ja hallituksella on erilainen pääsy materiaaleihin.
- Ilmoitukset:
Vika-, remontti-, häiriö-, kulukorvaus-, mittarilukema-, muutto-, omistusmuutos- ja yleinen yhteydenottoilmoitus voidaan hoitaa kätevästi portaalin kautta.
- Asiakirjatilaukset:
Lisämaksulliset isännöitsijäntodistus ja lainaosuuslaskelma ovat tilattavissa portaalin kautta.
Me emme jätä viestintää kuitenkaan vain digitaalisiin kanaviin, vaan meidät tavoittaa nopeasti ja helposti myös perinteiseen tapaan sähköpostitse ja puhelimitse!
Viestintä akuuteissa vikatilanteissa
Oikea-aikainen viestintä on tärkeintä silloin, kun jotain menee vikaan. Vesivahinko, sähkökatko tai hissin rikkoutuminen vaatii välitöntä tiedottamista.
Hyvä isännöitsijä viestii näissä tilanteissa heti: mitä on tapahtunut, mitä asialle ollaan tekemässä ja milloin korjauksen arvioidaan valmistuvan. Vaikka korjaus kestäisi, pelkkä tieto siitä, että asia on hallinnassa, tuo rauhaa asukkaille.
Avoimuus rakentaa luottamusta
Lopulta viestintä on valintakysymys. Hallitus, joka viestii avoimesti myös haasteista tai tulevista kustannuspaineista, saa osakkaiden tuen helpommin kuin hallitus, joka viivyttelee viestinnän kanssa tai jättää haastaviakin asioita pimentoon.
Läpinäkyvä viestintä tekee isännöinnistä avointa ja ammattimaista – taloyhtiön parhaaksi.
Haluatteko isännöintiin aktiivisen viestijän ja rehdin kumppanin?
Hyvä viestintä on asumisen laatutekijä. Me Taika Isännöinnissä tuomme taloyhtiöönne modernin, avoimen viestintäkulttuurin ja tehokkaat digitaaliset työkalut.
Tutustu
isännöintiimme tarkemmin tai ota saman tien yhteyttä, niin jutellaan siitä, miten voimme parantaa taloyhtiönne tiedonkulkua ja asumisviihtyvyyttä. Palvelemme Turussa ja lähikunnissa.
Ota yhteyttä!
