Entä mitkä ovat yleisimmät syyt isännöinnin tyytymättömyyteen ja miten Taika Isännöinti ratkaisee ne
Isännöitsijän vaihtaminen on yksi taloyhtiön hallituksen merkittävimmistä ja joskus myös vaikeimmista tehtävistä. Kyseessä ei ole pelkkä hallinnollinen toimenpide, vaan strateginen päätös, jolla varmistetaan kiinteistöomaisuuden arvon säilyminen ja asukkaiden sujuva arki.
Onnistunut vaihto edellyttää huolellista valmistelua ja avointa kommunikaatiota. Seuraavaan olemme laatineet vaiheittaiset ohjeet, joita voit hyödyntää isännöitsijän vaihdossa.
Vaihe 1: Nykytilan analyysi ja tarpeiden määrittely
Ennen kuin hallitus ryhtyy etsimään uutta kumppania, on pysähdyttävä määrittelemään syyt, miksi vaihtoa harkitaan. Onko kyse viestinnän hitaudesta, taloushallinnon epäselvyyksistä vai kenties siitä, että nykyinen isännöinti on jäänyt ajastaan jälkeen?
Määritelkää selkeät tavoitteet: halutaanko enemmän digitaalisuutta, parempaa teknistä osaamista vai kenties aktiivisempaa otetta kunnossapitoon.
Vaihe 2: Ammattimaisen tarjouspyynnön laatiminen
Hyvä tarjouspyyntö heijastaa taloyhtiön todellisuutta. Sen tulee sisältää perustiedot yhtiöstä (rakennusvuosi, huoneistomäärä, tehdyt ja tulevat remontit) sekä tarkat vaatimukset palvelun sisällöstä.
On suositeltavaa pyytää tarjoukset 3–5 isännöintitoimistolta. Älkää tyytykö pelkkään hintalappuun, vaan pyytäkää kuvaus siitä, miten isännöitsijä aikoo käytännössä hoitaa yhtiötänne.
Vaihe 3: Vertailu, tapaamiset ja referenssien tarkistus
Kun tarjoukset on saatu, hallituksen tulee analysoida ne rinnakkain. Pelkkä kokonaishinta voi hämätä, jos lisätyöhinnasto on täynnä piilokuluja.
Tapaamisissa on tärkeää tavata se henkilö, joka tosiasiassa tulee vastaamaan taloyhtiönne asioista. Luottamus ja henkilökemiat ovat isännöinnissä ensiarvoisen tärkeitä. Älkää epäröikö pyytää referenssejä vastaavista kohteista.
Vaihe 4: Sopimustekniset asiat ja päätöksenteko
Hallitus tekee virallisen päätöksen valinnasta ja allekirjoittaa isännöintisopimuksen, joka noudattaa yleensä isännöinnin yleisiä sopimusehtoja (ISE). Muistakaa tarkistaa vanhan sopimuksen irtisanomisaika. Hyvän tavan mukaisesti vanhalle isännöitsijälle ilmoitetaan vaihdosta asiallisesti ja viipymättä.
Vaihe 5: Hallittu aineiston siirto ja uuden vaiheen aloitus
Uusi isännöitsijä ottaa vastuun aineistosiirrosta. Tähän vaiheeseen kuuluvat kaikki sähköisen ja fyysisen materiaalin siirrot vanhalta uudelle isännöitsijälle. Lisäksi vaihtoon kuuluvat mm. viranomaisilmoitusten hoito ja laskutustietojen muutokset. Laadukas isännöintitoimisto tekee tästä prosessista hallitukselle ja osakkaille huomaamattoman ja vaivattoman.
Miksi isännöitsijän vaihtamiseen päädytään? Takana on usein tyytymättömyyttä, johon meillä on onneksi ratkaisut
Isännöintialan laajojen barometrien ja asiakaskyselyiden mukaan tyytymättömyys isännöintiin johtuu useimmiten kolmesta asiasta:
huonosta viestinnästä, passiivisuudesta ja epäselvästä taloudenhoidosta.
Viestinnän viiveet
Asukkaat ja hallituksen jäsenet turhautuvat, jos sähköposteihin ja puhelimeen ei vastata, isännöitsijä ei ole soittanut takaisin tai vastannut jätettyyn soittopyyntöön. Isännöintialan tutkimuksissa vastausnopeus on vuodesta toiseen kriittisin tyytyväisyystekijä.
→
Taika-ratkaisu:
Meillä viestintä toimii tasaisen aktiivisesti – tapaamme sano, että “Olemme isännöitsijä, joka osaa myös vastata puhelimeen”. Emme jätä asiakkaitamme odottamaan viikoksi vastausta, vaan olemme oikeasti tavoitettavissa.
Käytössämme oleva digitaalinen Avaa.io-palvelu toimii tärkeänä osana viestintää ja asioiden hoitoa sekä taloyhtiön että asukkaiden kanssa. Sen kautta yhteydenpito ja tiedonkulku hoituvat sujuvasti, eivätkä viestit ja tärkeät tiedot katoa jäljettömiin.
Reaktiivinen ote kunnossapitoon
Joskus isännöitsijä toimii vasta, kun kiinteistössä hajoaa jotain tai ilmenee sellaisia ongelmia, jotka olisivat olleet estettävissä huolellisella seurannalla ja suunnittelulla. Passiivisuus johtaa usein korjausvelan kasvuun ja yllättäviin kustannushuippuihin.
→
Taika-ratkaisu:
Me olemme aloitteellinen ja aktiivinen isännöintikumppani. Seuraamme kiinteistön elinkaarta ja ehdotamme korjaustoimenpiteitä ennen kuin niistä tulee kalliiksi koituvia, akuutteja tehtäviä.
Epäselvä talous
Taloyhtiön taloustilanne selviää hallitukselle usein vain kerran vuodessa tilinpäätöksen yhteydessä, mikä luo epävarmuutta.
→
Taika-ratkaisu:
Tarjoamme reaaliaikaisen näkymän yhtiön talouteen. Hallitus näkee laskut ja maksuliikenteen milloin tahansa digitaalisen palvelumme kautta. Keskustelemme mielellämme myös milloin tahansa yhtiön talousasioista asiakkaidemme kanssa kasvotusten, etäpalaverissa tai puhelimitse.
Strategian puute
Pidemmän aikavälin tavoitteiden ja suunnitelman puute johtaa usein asumisen laadun heikkenemiseen.
→
Taika-ratkaisu:
Voimme tarjota apua ja keinoja, joilla yhdessä taloyhtiön kanssa saamme varmistettua, että asuminen on turvallista, viihtyisää ja taloudellisesti kestävää.
Harkitseeko hallituksenne suunnanmuutosta kohti läpinäkyvämpää isännöintiä?
Taika Isännöinti tekee kumppanin vaihdosta helppoa ja huoletonta. Meidän missiomme on palvella taloyhtiöitä niin hyvin, ettei isännöitsijän vaihtaminen tule edes mieleen. Meillä onkin vuosikymmeniä kestäneitä asiakassuhteita.
Tutustu
isännöintiimme tarkemmin tai ota saman tien yhteyttä, niin jutellaan taloyhtiönne tilanteesta ja tarpeista. Palvelemme Turussa ja lähikunnissa.
Ota yhteyttä!
